Использование особенностей программы для быстрого ведения учета времени.

Когда речь заходит о том, что нужно вести учет личного времени, то неизменным аргументом «против» является то, что на это нужно тратить достаточно много времени. И я с этим соглашусь, если делать это не эффективно. Конечно, если вы будете в тетрадке записывать все свои дела, вспоминать в конце дня (или в конце недели, что еще хуже) то, что происходило и в какое время, то это займет у вас определенное время и достаточно быстро вам надоест. К тому же анализировать потом записи, сделанные в тетради достаточно сложно, нужно будет вручную опять осуществлять суммирование всего времени потраченного на какой-то вид деятельности или какую-то задачу. Хотя в этом есть некий плюс – человек начинает физически ощущать время суммируя его и эффект от полученного анализа может быть более сильный.

Я же предлагаю вам организовать учет личного или рабочего времени более эффективно, используя в качестве инструментария мою программу. При разработке я стараюсь уделять достаточно времени тому, что бы на рутинные операции тратилось как можно меньше действий, и они занимали как можно меньше времени.

Для этого при работе программы нужно знать ее особенности и «хитрости». Вот о них и пойдет речь ниже.

Начну с того, что сам учет рабочего времени нужно вести постоянно в течение дня. Если вы работаете за компьютером или он у вас под рукой, то записи о потраченном времени лучше сразу заносить в программу. Если такой возможности нет, то можно кратко вести конспект своего рабочего дня в блокноте или ежедневнике в виде «что делал, во сколько начал, сколько потратил» или «что делал, во сколько начал, во сколько закончил». В конце дня по этому конспекту очень быстро можно восстановить свою деятельность и занести ее в программу.

Для занесения информации о потраченном времени существуют следующие приемы.

  • Просто добавление информации

Просто добавление информации о выполненном деле с помощью комбинации клавиш «Ctrl-J» или пункта контекстного меню на календаре или в списке работ «Новое дело». В открывшейся форме мы заносим что мы делали в поле «Название», затем с помощью клавиши «Таб» переходим на поле «Запланированное время», где оставляем нули (речь идет от занесении факта потраченного времени, а не о планировании). Далее нажимая клавишу «Таб» мы переходим к следующим полям, в которых заносим нужную информацию или корректируем ее. При этом программа определит, что в поле «Запланированное время» вы оставили нули и сразу откроет вам область, где отражается информация о фактическом потраченном времени. В полях выбора из списков можно использовать клавиши «F4» для вызова списка или комбинацию «Alt-стрелочка вниз» для открытия выпадающего списка или можно начать набирать значение и программа будет сама искать первое подходящее значение. После занесения всей необходимой информации нужно просто нажать «Enter» и дело будет сохранено.

    • Занесение информации о потраченном времени на основании нераспределенного времени.

Программа всегда рассчитывает так называемое «нераспределенное время» - это то время, которое не отражено в ваших делах как фактически потраченное, но начинает оно отсчитываться не с 08:00 часов и не с начала рабочего дня, а со времени начала первого дела, в котором отражено фактически потраченное время. Учет времени Например, вы занесли дело «Утренняя оперативка», которое началось в 9:00 и фактически продолжалось 35 минут. «Нераспределенное время» начнет отсчитываться с 9:00 и если сейчас на часах уже 10:20 и вы в программу больше ничего не заносили, то «нераспределенное время» будет равно 10:20 минус 9:00 и минус 35 минут на оперативку = 45 минут. Вы 45 минут чем-то занимались, но в программе это не отражено. Предположим, что вы все это время писали доклад. Тогда для того что бы занести этот факт в программу достаточно на календаре в контекстном меню выбрать команду «Новое дело из нераспределенного времени» и откроется форма занесения дела, где поля «Начало в» и «время факт» уже заполнены и равны 9:35 и 45 минут соответственно. Остается только заполнить информацию о самом деле.

Учет времени

  • Добавление времени к текущему делу.

В продолжение примера, взятого в предыдущем абзаце, предположим, что вы продолжили работать над докладом после того, как занесли информацию о том, что потратили на него 45 минут. Вы проработали еще 25 минут. Что бы добавить эти 25 минут к уже занесенным 45 необходимо в календаре щелкнуть правой кнопкой мышки на деле «Формирование отчета» и в контекстном меню выбрать команду «Нераспределенное время на дело». Все нераспределенное время (а оно у нас было равно 25 минутам) будет добавлено к выбранному делу.

  • Занесение информации о потраченном времени на запланированное дело.

Учет времениЕсли дело у вас было запланировано в программе, то для занесения информации о потраченном на него времени достаточно в календаре или списке дел кликнуть правой кнопкой мышки и в контекстном меню выбрать команду «Потратил…». Откроется форма занесения фактически потраченного времени на дело, там вы можете дополнительно указать о том что сделано фактически.

  • С помощью признака «Выполнено»

Если дело у вас было запланировано в программе, то при установке признака «Выполнено» если в поле «Время факт» еще не содержит никакого значения, заносится время равное запланированному. Признак «Выполнено» можно установить либо открыв карточку дела, либо в календаре щелкнув левой кнопкой мышки в левом верхнем углу дела под квадратиком (там где отображается галочка, если дело помечено как выполненное).

&nbsp

Все это придумал .