В программе появился новый инструмент: составление бюджета времени на месяц и возможность анализа его исполнения.
Что такое бюджет? Зачем он нужен? Как с ним работать?
Определение
В классическом понимании бюджет — это совокупность доходов и расходов на определенный период времени. Раз мы с вами говорим о времени, то бюджет времени — это имеющееся у нас в распоряжении время (поступление времени для нас стабильно — 24 часа в сутки и от нас не зависит) и совокупность дел, на которых мы его расходуем.
Получается, что мы реально планируем только расходную часть нашего бюджета времени исходя из имеющегося постоянного поступления этого времени.
Чем бюджетирование отличается от планирования. При планировании бюджета мы планируем распределение имеющегося в нашем распоряжении ресурса (времени) на сферы наших интересов (а может быть даже и более детально, но это очень редко).
Необходимость.
Что бы жить полноценной гармоничной жизнью мы должны уделять время не только зарабатыванию денег, воспитанию детей, сну и приему пищи. В жизни есть еще место для вашего хобби (а ведь увлечений может быть несколько), хочется прочесть новую книгу, участвовать в обсуждении новых фильмов (т. е. посмотреть их), знать последние сплетни в светской жизни (значит читать журналы или смотреть ТВ) и многое другое.
Очень часто в текучке своей жизни мы просто не замечаем, что то время, которое мы получаем от жизни мы тратим не рационально, не эффективно, не на то, на что нам хочется. Но мы ведь являемся хозяевами самих себя. Мы можем управлять собой и тем на что мы тратим время. И вот тут в помощь этому процессу имеется инструмент бюджетирования времени. С его помощью мы распределяем все время имеющееся у нас в распоряжении на то, что нам необходимо и нам интересно, а потом анализируем — как мы исполняли этот бюджет. И делаем определенные выводы о том, чему мы уделяли мало время, а чему через чур много. Это простой инструмент, который нам наглядно покажет, что мы не достигнем успехов в какой-то области, если не будем этому уделять достаточное количество времени.
Формирование бюджета
Бюджет формируется по сферам интересов. Список бюджетов вызывается через меню меню «Справочники» > «Бюджеты времени».
Формирование бюджета начинается с того, что мы сначала создаем сам бюджет на определенный месяц.
Изначально он пустой. В форме редактирования бюджета имеется подсказка о том, сколько часов всего в месяце, сколько часов свободных ото сна (на сон отводится 8 часов) и сколько в месяце часов рабочих (исходя из 5-и дневной 8-и часовой рабочей недели, праздники в расчет не берутся). При планировании бюджета времени мы говорим — вот у нас есть в месяц, например, 744 часа (достаточно внушительная цифра, да?). 
Правда из них мы 8 часов тратим на сон и остается уже только 496 часов. Из них мы на работе проводим 184 часа. Получается для нас остается чуть больше 300 часов в месяц.
Каждый для себя решает, что он будет планировать. Кто-то будет планировать как распределяются 184 часа рабочих, кто-то будет думать о том на что он потратит имеющиеся 300 часов. А кто-то просто начнет с того, что определит, что он выделяет, например, 15 часов в месяц на чтение художественных книг, а 30 часов на изучение иностранного языка и на этом пока остановится. Т. е. он распределил пока 45 часов и будет контролировать, что бы исполнить этот бюджет. В дальнейшем, возможно, он захочет увеличить область контроля и в бюджет войдут какие-то новые сферы интересов, а может и нет.
При формировании бюджета мы пользуемся древовидной структурой наши сфер интересов. В справочник сфер интересов добавлена возможность определять желаемое время, которое мы хотим тратить на данную сферу инетесов. Надо учитывать следующую особенность. Если у элемента структуры нет подчиненных элементов (я такой элемент называю «листочком»), то планируемое время относится именно к этому элементу.
Если у элемента структуры есть подчиненные элементы (я такой элемент называют «веточкой»), то планируемое время, которое мы указываем в бюджете не относится ни к одному подчиненному элементу, а относится именно к этой веточке, т. к. к данной сфере интересов вообще.
Например, на сферу интереса «Чтение журналов» мы планируем потратить 15 часов в месяц. А на сферу интересов «Развитие кругозора» без указания детализации мы планируем потратить 10 часов. Итого суммарно на сферу интересов «Развитие кругозора» у нас в бюджете отразится 25 часов (15+10) из них 15 будут отнесены к подчиненной сфере интересов «Чтение журналов», а 10 отнесены к подчиненной ветке «без детализации». Данный подчиненный элемент при формировании бюджета и при анализе его исполнения добавится ко всем элементам, которые имеют подчиненные элементы. Смотрите как это выглядит на рисунке отображающем окно редактирование бюджета.
Для того, что бы сформировать бюджет на основании данных, которые занесены в справочник сфер интересов нужно нажать кнопку «Заполнить» в окне редактирования бюджета. При необходимости количество выделяемого времени на ту или иную сферу интересов можно отредактировать непосредственно в таблице.
После формирования бюджета можно в графике посмотреть его структуру переключившись на закладку «График».
Анализ исполнения бюджета.
Анализ исполнения бюджета проводится путем сравнения трех величин: бюджета, фактически запланированного времени и фактически потраченного времени.
Осуществляется это с помощью отчета «Исполнение бюджета», который вызывается из пункта меню «Отчеты». Отчет имеет табличное представление, где сферы интересов представлены в виде иерархии и графическое представление, в котором отображается пока только самый верхний уровень иерархии сфер интересов.
Анализируя информацию, полученную с помощью этого отчета можно сделать определенные выводы, например, что на какие-то сферы интересов мы тратим больше время, а на какие-то меньше, потому что даже и не планируем на эти сферы интересов свое время. А на какие-то планируем, но реально время на них не тратим. И таким образом можно принять определенные решения по поводу использования времени в будущем периоде.
Используя данный инструмент можно эффективнее достичь результатов добиваясь гармонии в своей жизни и жизни ваших близких.