Управление задачами

"Ничего особенно не трудно, если разделить работу на небольшие части"

Генри Форд 

Управление задачами и проектами в программе осуществляется с помощью  понятия/объекта «Задача». Подробнее об основных понятиях программы можно прочитать в заметке «Основные понятия».

Задача (проект) – это какой-то конечный результат, который мы должны получить к заданному сроку. Поэтому для того, что бы занести в программу задачу необходимо сформулировать то, что нужно получить – это будет названием задачи и обозначить срок.

Создать новую задачу можно следующими способами:

• В главном окне программы выбрать пункт меню «Файл»-«создать»-«задача» или нажать комбинацию клавиш «Ctrl-T».
• В Списке задач щелкнуть правой кнопкой мышки на любом месте и в контекстном меню выбрать пункт «Новая задача»

Откроется форма объекта  «Задача», в которой  достаточно заполнить всего один атрибут – «Название» и задачу уже можно будет сохранить. Но лучше сразу постараться определиться со сроком ее выполнения и трудоемкостью и занести их в атрибуты в разделе «Планируем»:

• Завершить к – здесь мы указываем срок, к которому задача должна быть завершена
• Потратить – здесь мы указываем, сколько мы планируем потратить всего времени на задачу.

После заполнения этих атрибутов задача будет ранжироваться в списке актуальных задач

При желании можно заполнить остальные атрибуты:

• Приоритет – здесь мы указываем приоритет задачи.
• Планируем - начать – здесь мы указываем дату, когда мы планируем начать работать над задачей.
• Примечания – дополнительная информация.
• Результат – здесь дополнительно можно уточнить результат, который должен быть достигнут или же можно указывать фактический полученный результат, в зависимости от того, как вы захотите использовать это поле.

В следующих полях можно указать так называемую аналитическую информацию, которую удобно использовать для последующего анализа потраченного времени:

• • • Сфера интересов – указывает, какой сфере ваших интересов посвящено дело
• Потребитель - здесь вы можете задать, для кого вы планируете потратить время.
• Заказчик – указывает, кто инициировал (заставил) вас выделить время.
• Место – связывает дело с определенным местом его выполнения

Информацию по состоянию выполнения задачи мы заносим в поля раздела «Фактически»:

• Начали - дата фактического начала – она как правило проставляется из первого дела, связанного с задачей, которое имеет фактически потраченное время.
• Завершено - здесь указываем процент завершения задачи, если указано 100, то в поле «Сделали к» устанавливается текущая дата.
• Сделали к - здесь указываем дату фактического завершения задачи. При простановке этой даты в поле «Завершено» устанавливается значение 100.

В форме отображается сумма времени запланированых дел по этой задаче и сумма времени фактически потраченного на нее.

Задачи можно строить в виде иерархических деревьев. Т.е. задача может быть разбита на подзадачи. В этом случае у подзадач в поле «Родитель» указывается родительская задача, а атрибуты «Сфера интересов», «Потребитель», «Заказчик», «Приоритет» копируются из родительской. 

Для подчиненной задачи нельзя указать планируемый срок выполнения позже, чем срок указанный в родительской задаче.

Родительская задача используется как группирующая, поэтому она сама не имеет персональной трудоемкости, ее трудоемкость равна сумме трудоемкостей подчиненных задач. Ее дата фактического выполнения равна самой поздней дате выполнения из подчиненных задач, а процент выполнения рассчитывается от трудоемкости уже завершенных подзадач. Поэтому у родительской задачи атрибуты «Планируем потратить», «Фактически начали», «завершено» и «сделали к» не доступны к редактированию, и расчитываются на основании информации из подчиненных задач.

Задачи и дела

Для планирования времени на выполнения задачи необходимо создать дело, которое связано с задачей (для этого у "Дела" есть специальное поле - Задача). Планировать время можно только для тех задач, у которых нет подчиненных. С помощью "Дела" отнесенного к задаче так же можно фиксировать и время потраченное на ее выполнение. Причем количество дел, которые могут быть привязаны к задаче не ограничено.

С помощью кнопки «Дела» можно посмотреть список дел, которые привязаны к данной задаче.

С помощью кнопки «Задачи» можно посмотреть список задач находящихся у нее в подчинении.

Как быстро спланировать задачу и время для ее выполнения? Для этого нужно создать новую задачу, а затем с помощью контекстного меню списка задач выбрав пункт "Запланировать дело" создать дело указав, в какой день вы планируете выделить время, сколько запланировали потратить и если уже решили, то можно указать время начала работы над задачей.

Списки задач 

Для просмотра списка задач используются два инструмента – список актуальных задач, который находится в главном окне и может быть сделан активным при открытии программы  и  простой список.

Список актуальных задач используется для отслеживания тех задач над которыми надо работать, по умолчанию он выстраивается ранжированным по важности задачи и исключает задачи, которые являются родительскими.

Простой список задач, открывается в отдельном окне для удобства работы и по умолчанию содержит иерархический список задач - в нем удобно формировать структуру планируемых задач.

Работа с обеими списка происходит одинаково, поэтому я опишу только один из них.

В верхней части списка задач расположены поля, в которых задаются фильтры, которые накладываются на отображаемый список.

• Наименование – это фильтр, который позволяет вывести задачи, содержащие в наименование определенное слово, фразу или часть слова.
• Заказчик, Сфера интересов – выводятся задачи, у которых установлен выбранный заказчик или проект.
• Должны начаться – выводятся задачи, у которых дата начала меньше или равна текущей дате.
• Просроченные – выводятся задачи, у которых дата завершения меньше текущей даты.
• Без запланированных дел – выводятся задачи, у которых нет запланированных дел, т.е. не выделено для их решения время.
• Завершенные – выводятся задачи, которые имеют установленную дату завершения.
• Только подчиненные – выводятся задачи, которые не имеют подчиненных задач, причем для них отображается дополнительно две колонки: План – время запланированное, но еще не потраченное и Факт – время, фактически потраченное.

После изменения набора фильтров необходимо нажать кнопку «Обновить».

Задачи выводятся в порядке, который отражает важность работы над той или иной задачей. Эта важность рассчитывается исходя из следующих факторов: Срока выполнения, запланированного времени , приоритета.

Список можно отсортировать по любой колонке, для этого нужно нажать на заголовок колонки. Что бы вернуться к сортировке по важности выполнения нужно нажать на кнопку «По важности».

Список актуальных задач по умолчанию имеет установленный фильтр «Только подчиненные» и выводит плоский список задач (без иерархии).

Простой список задач не имеет установленных фильтров и выводит иерархический список не завершенных задач.

В списке задачи подсвечиваются следующим образом:

• Красным фоном выделяются просроченые
• Красным жирным шрифтом выделяются задачи, которые должны быть завершены сегодня.
• Черным жирным шрифтом выделяются задачи, которые я называют «горячими». Для них отношение запланированной трудоемкости и запланированного срока выполнения становится таким, что выделить запланированное время в оставшиеся дни до срока завершения становится проблематичным.

Все это придумал Андрей.