Лучше иметь хоть какой-нибудь план, чем никакого плана
Майкл Е. Гербер
Проблема
Однажды при обсуждении процесса планирования времени моя подруга спросила меня, как же ей планировать время, если практически каждый день у нее на работе возникают одна, а то и более форс-мажорная ситуация, которая приводит к непредвиденным тратам времени.
Действительно, такая проблема, думаю, есть у многих. И как же правильно планировать время при потенциальном возникновении форс-мажорных ситуациях.
Решение
Ларчик открывается достаточно просто. Первое, о чем нужно вспомнить, что планировать нужно не 100% времени, а примерно 70%. При большой вероятности возникновения непредвиденных ситуаций можно уменьшить величину планируемого времени до 50% от всего имеющегося в распоряжении рабочего времени. В этом случае обязательно нужно планировать на день или даже два вперед, что бы не оказаться в ситуации, что запланировали 50% времени, а все прошло гладко и все дела выполнены, дальше планов, увы, нет.
Но это все не самое главное. Это позволит более-менее точно прогнозировать даты завершения планируемых работ, и снизит эмоциональный негатив от большого количества не выполненных запланированных дел.
Главное состоит в том,
что нужно разбираться с причинами появления этих форс-мажоров. Обязательно их фиксировать, анализировать — сколько они заняли время, что явилось источником/причиной данной ситуации, можно ли подобных случаев избежать в дальнейшем и что нужно предпринять для этого. Вот этот серьезный процесс анализа и главное предпринятых действий по «нейтрализации» потенциальных непредвиденных ситуаций позволит вам уменьшить их количество или сделать их «предвиденными», т. е. планировать их.
Возможно не все ситуации получиться решить сразу, бывают очень сложные, но решаемыми являются все. Все зависит только от вас и от вашего желания проанализировать ситуацию и предпринять определенные действия.
Пример
Например, в работе менеджера по снабжению постоянным форс-мажором были ситуации как снег на голову сваливающихся поступлений товаров от одного из поставщиков, который мог отправить товар без уведомления, или наоборот, уведомить, но не отправить. А речи о том, что бы товар пришел в оговоренное время и вообще не шла. И приходилось менеджеру бросать все дела и заниматься приемкой товара, тогда, когда он приходил. Причина, источник данных ситуаций — это возможно сам поставщик (сотрудники, которые у него работают), возможно транспортная компания, с которой данный поставщик работает, а может что-то другое. Требуется обязательный анализ. Например, выяснили, что источником является транспортная компания. Одно из решений проблемы — это предложить воспользоваться услугами вашей транспортной компании, или взять организацию доставки на себя. Это может только показаться, что вы берете на себя чужую работу и тратите дополнительное время. На самом деле можно договориться о снижении цены товара (а себе об увеличении премии за это), т. к. доставка сейчас на вас. И главное у вас исчезает источник форс-мажора, вы можете спокойно планировать свое время. Соответственно больше успевать.
Мнимая сложность
И еще один момент не могу обойти — это тогда, когда со слов сотрудников главным форс-мажором в их работе является их руководитель. Ну, братцы, тут все карты вам в руки. Можно обсудить этот вопрос с самим руководителем, если он вменяемый (если не вменяемый, а оно вам нужно — работать у такого руководителя?) и договорится об определенном стиле взаимодействия. Можно обсудить этот вопрос с вышестоящим руководителем (опять же в зависимости от вменяемости и первого и второго). Сейчас не так много коммерческих организаций, где оба руководителя могут быть не вменяемыми — рынок этого не позволит. Если вам очень хочется работать именно в этой фирме, то наконец есть собственник. Конструктивный разговор с собственником может дать вам очень хороший карьерный толчок именно в этой фирме.
Сложнее с этим вопросом в государственных учреждениях — там действительно, увы, немного другой подход ко времени и другие законы «бизнеса», но и там можно найти решение, если есть на это желание и целеустремленность.
Итак, планирование при наличии форс-мажоров возможно. Нужно:
-
Планировать 50-70% рабочего времени
-
Анализировать причины появления форс-мажоров и предпринимать действия по их «устранению».
Для вас размышлял Андрей.